Сбытовики — это те, кто чаще всего бывает в командировках в большинстве организаций, и наибольшее недовольство менеджеров по сбыту связано как раз с тем, что они проводят в командировках слишком много времени. Безусловно, большая доля их времени расходуется на дорогу, надо полагать, что посещаются те клиенты, кого нельзя обслужить обычным представителем по продажам или вызовом персонала по индивидуальным продажам на их собственной территории. Оставляя в стороне аргумент, что многие предпочитают находиться на выезде, нежели проводить время за столом в офисе, основной причиной для командировок является проведение некоторых обсуждений, которые невозможно осуществить по телефону. Среди таких обсуждений отметим:

• обучение подчиненных, если они расположены в различных местах;

• там, где требуется обсудить сложные документы (например, обсуждение по телефону архитектурных чертежей — это своего рода фокус и даже опасная деятельность);

• тогда, когда обсуждение “лицом к лицу” является наиболее подходящим и должно осуществляться на территории клиента.

Трудность здесь состоит в том, что требуется решить — что является приемлемым. Заказчик, например, не против обсудить все по телефону, а менеджер по сбыту, наоборот, может ощущать, что дискуссия “лицом к лицу” способна прояснить все более эффективно. Подобным образом внутри организации, офисы которой расположены в нескольких местах, некоторые личности проводят немало времени на посещения “пограничных постов империи”. Такие визиты могут быть просто деятельностью по налаживанию отношений, чтобы помочь подразделению или базе чувствовать себя частью процесса планирования или контроля. Командировки, таким образом, — это дополнительный ингредиент рабочей нагрузки многих менеджеров. Вопрос, который следует задать, звучит так: можно ли сократить время, затрачиваемое на процессы перемещения в течение года? Чтобы ответить на него, необходимо задать следующие вспомогательные вопросы:

• Действительно ли необходима моя поездка? Что случится, если я не поеду, например, если я заболею?

• Почему телефонный разговор окажется неэффективным?

• Можно ли объединить две или несколько встреч и запланировать одну, более длинную? (Это потребует более тщательного планирования).

• Почему никто из моих подчиненных не может с этим справиться вместо меня? Многие поездки осуществляются потому, что считается, что подчиненный не располагает достаточным опытом, чтобы успешно провести обсуждение. Ответ здесь заключается в том, чтобы найти подчиненного, подготовленного к подобной ответственности. Вновь может быть задан вопрос, что бы произошло, если бы я заболел?

• Могу ли я разработать наиболее скоростной маршрут и выбрать средство транспорта?

И, наконец, на совершенно ином уровне:

• Могу ли я разместиться в лучшем месте, чтобы минимизировать суммарное время командировок? Вышесказанное относилось к командировкам за пределы организации, но также может применяться тогда, когда речь идет о “путешествиях” внутри организаций, особенно в больших. Масса времени может быть потеряна на нерабочие темы в коридорах. Шесть вопросов, приведенных выше, могут помочь в случаях, когда речь идет о “путешествиях” в пределах организации столь же эффективно, как и в случае, когда обсуждаются командировки.

Самостоятельный анализ

Хронометрируйте и фиксируйте время, которое вы теряете на перемещения в течение дня, за исключением поездок из дома на работу и с работы домой. (Если вы работаете дома, то попробуйте подсчитать, сколько времени вы тратите аналогичным образом). Ведите записи в течение недели, затем подсчитайте — сколько вы смогли сэкономить в течение года, если сможете тратить на перемещения на 10% меньшее время. Приведем хитрый способ вычислить ответ: умножьте минуты, затраченные на “путешествия” в течение недели, на 8, а затем разделите на 100. Получатся часы, сэкономленные в 48-часовой рабочий год. Например, если вы тратите на перемещения примерно 60 минут ежедневно (т.е. 300 минут в неделю) и вы сократите расход времени на 10%, то вы сэкономите 24 часа в год.